Az Covebo adatvédelmi nyilatkozata

Személyes adatokat gyűjtünk, amikor regisztrál a weboldalunkon, személyesen, külső forrásokon keresztül (például állásportálokon) vagy közösségi média csatornákon keresztül. Ha közösségi média platformon keresztül regisztrál, a legfrissebb nyilatkozatra lesz átirányítva, és a regisztrációval elfogadja annak feltételeit. Kapcsolatunk szakaszától függően különböző típusú adatokat kezelünk.

Munkaközvetítés előtt (regisztráció vagy pályázat)
Amikor regisztrál nálunk, a weboldalon keresztül pályázik, vagy első kapcsolatfelvétel történik, többek között a következő adatokat gyűjtjük:

• Név, cím, elérhetőségek, születési dátum, nem és állampolgárság;
• Önéletrajz, szakmai tapasztalat, iskolai végzettség, motiváció és rendelkezésre állás;
• Motivációs levelek, interjújegyzetek, bemutatkozó videó vagy bármely más, Ön által megadott információ;
• Weboldalunkon vagy alkalmazásunkban automatikusan gyűjtött adatok, például cookie-k;
• Egyéni vállalkozók esetében: a fenti adatok kiegészítve az óradíjra vonatkozó információval, a tevékenységi területtel, mobilitási adatokkal, a Cégjegyzék adataival és más üzleti információkkal.

Ezeket az adatokat arra használjuk, hogy felmérjük, tudunk-e Önnek megfelelő munkalehetőséget biztosítani, és hogy kapcsolatban maradjunk Önnel.

Munkaközvetítés után
Amint nálunk kezd dolgozni, vagy megállapodást kötünk Önnel, további adatokat kezelünk, többek között:

• Társadalombiztosítási szám (BSN), személyi igazolvány, munkavállalási engedély (ha szükséges);
• Szerződések, munkaszerződések, teljesítmény- vagy értékelési adatok, fizetési és bankszámla adatok;
• Hiányzásra és egészségre vonatkozó adatok (ha releváns), nyugdíj- és biztosítási információk;
• A Covebo Square alkalmazás használatához: fiókadatok és helyadatok;
• Nemzetközi munkavállalók esetében: információk a biztosításokról, lakhatásról, közlekedésről és a Hollandiában nyújtott támogatásról;
• Egyéni vállalkozók esetében: a fentiek kiegészítve az adószámmal (ÁFA), fizetési adatokkal, szerződéses információkkal és megbízási adatokkal.

Ezek az adatok szükségesek a szerződés teljesítéséhez, a bérszámfejtéshez, a felügyelethez és az adminisztratív kötelezettségekhez, például az adókhoz és biztosításokhoz.

Ügyfelek, beszállítók és üzleti partnerek adatai
Üzleti partnereinktől főként a következő adatokat kezeljük:

• Név, beosztás és üzleti elérhetőségek;
• Cégjegyzékszám, adószám és banki adatok;
• Az adatok, amelyek szükségesek szerződések megkötéséhez vagy teljesítéséhez;
• Információk a munkatársainkkal vagy rendszereinkkel folytatott kommunikációból.

Ön nem köteles megadni személyes adatait, de ez befolyásolhatja szolgáltatásainkat. Ha bizonyos adatokat jogszabály, szerződés vagy megállapodás tesz kötelezővé, tájékoztatjuk arról, hogy ez mit jelent, és milyen következményekkel járhat, ha az adatokat nem adja meg.

Adatokat gyűjtünk és kezelünk szolgáltatásaink teljesítése érdekében. Ezt a következő jogi alapok alapján tesszük:

• Szerződések teljesítése;
• Jogi kötelezettségek;
• Az Ön hozzájárulása;
• Jogos érdekek (a vállalkozás szabadsága).

Ha az adatkezelés az Ön hozzájárulásán alapul, azt bármikor visszavonhatja, ha kapcsolatba lép velünk a privacy@houseofcovebo.nl címen.

Az Ön adatait a következő célokra használjuk fel:

Toborzás, kiválasztás és munkaerő-közvetítés

• Összehangolás a nyitott állásokkal vagy megbízásokkal;
• A jelöltek vagy egyéni vállalkozók alkalmasságának és rendelkezésre állásának értékelése;
• Karriertanácsadás és pályaorientáció;
• Pályázatok és pályázati levelezés kezelése;
• A Covebo Square alkalmazás használata (pl. navigáció és fiókkezelés);
• Kapcsolatfelvétel állásportálokon és közösségi médián keresztül munkalehetőségekkel kapcsolatban.

Szerződések teljesítése

• Munkaszerződések, munkaerő-közvetítési vagy megbízási szerződések kezelése;
• Bérszámfejtés és fizetési adminisztráció, beleértve az adólevonásokat;
• Cégautók, utazási költségek és bírságok kezelése;
• Biztosítások (pl. betegszabadság, felelősségbiztosítás, balesetbiztosítás);
• Betegszabadság kezelése és reintegráció;
• Üzleti szerződések kezelése ügyfelekkel, beszállítókkal és partnerekkel.

Kapcsolatmenedzsment

• Kapcsolatok fenntartása ügyfelekkel, beszállítókkal és üzleti partnerekkel;
• Weboldalon keresztüli kapcsolatfelvételi kérelmek kezelése (pl. kapcsolatfelvételi űrlapok);
• Ügyfél-elégedettségi felmérések és szolgáltatásaink értékelése;
• Figyelmességek, meghívók küldése találkozókra vagy eseményekre;
• Kapcsolattartás az elérhetőségről, munkatervezésről és munkahelyi kommunikációról;
• Kapcsolatmenedzsment befektetőkkel.

Marketing és kommunikáció

• Közvetlen marketingtevékenységek (pl. hírlevelek, ajánlatok, levelek);
• Információ nyújtása szolgáltatásainkról, képzéseinkről vagy eseményeinkről;
• Marketingtevékenységek álláskeresők vagy ügyfelek felé;
• Digitális e-mail forgalom és weboldalhasználat elemzése a kommunikáció optimalizálása érdekében.

Menedzsment, szervezet és IT

• Weboldalak és IT rendszerek karbantartása, biztonsága és fejlesztése;
• Belső rendszerek kezelése az operatív folyamatokhoz;
• Minőségi tanúsítványok és folyamatoptimalizálás;
• Belső ellenőrzések, vezetői jelentések, vállalati biztonság és auditok..

Jogi kötelezettségek és megfelelés

• Munkaügyi, adó- és társadalombiztosítási jogszabályok betartása;
• Jogi adatmegőrzési kötelezettségek és adatok ellenőrzése;
• Más releváns adatvédelmi és iparági jogszabályoknak való megfelelés..

Stratégiai és jogi vállalatirányítás

• A szervezet jogi és üzleti irányítása;
• Kockázatkezelés és belső ellenőrzési eljárások;
• Összeolvadások, felvásárlások vagy más stratégiai üzleti tevékenységek (beleértve a due diligence vizsgálatokat).

Személyes adatait csak akkor osztjuk meg külső felekkel, ha ez szükséges szolgáltatásaink nyújtásához, vagy ha jogszabály kötelez bennünket erre. Ez többek között a következőket foglalja magában:

• (Leendő) ügyfelek és üzleti partnerek, ahol Ön munkát végezhet vagy elhelyezésre kerülhet;
• Szolgáltatók, akik támogatnak bennünket, például IT beszállítók, könyvelők, jogászok vagy könyvvizsgálók;
• Nyugdíjalapok, foglalkozás-egészségügyi szolgálatok, biztosítók és bankok a távolléti iránymutatás, kifizetések és munkafeltételek végrehajtásához;
• Kormányzati hatóságok, ha jogszabály kötelez erre vagy bírósági végzés alapján;
• Képzési és fejlesztési partnerek, például képzési ügynökségek vagy oktatási intézmények;
• Olyan felek, amelyek a nemzetközi munkavállalók számára lakhatást, közlekedést és biztosításokat intéznek.

House of HR
A House of Covebo a House of HR része, amely egy, a munkaerő-közvetítés és HR szolgáltatások területén tevékenykedő vállalatcsoport az Európai Gazdasági Térségben (EGT). Ebben a csoportban időnként együttműködünk többek között az ICT és rendszerüzemeltetés, könyvelés és adminisztráció, követeléskezelés, elemzés, jelentéskészítés és statisztika, valamint közvetlen marketing tevékenységek területén.

A House of Covebo továbbra is az Ön elsődleges kapcsolattartója az adatvédelemmel kapcsolatos kérdésekben.

Személyes adatait alapvetően az Európai Gazdasági Térségen (EGT) belül kezeljük. Ha az adatok mégis az EGT-n kívülre kerülnek továbbításra, ez csak akkor történik meg, ha az adott ország az Európai Bizottság szerint megfelelő szintű védelmet biztosít, vagy ha erre szabványos szerződéses kikötések (ún. standard contractual clauses) szolgálnak alapul.

Ezen felül kiegészítő technikai és szervezeti védelmi intézkedéseket alkalmazunk, például titkosítást és az adatkezelés minimalizálását. Az Amerikai Egyesült Államokba irányuló adattovábbítás esetén az EU–U.S. Adatvédelmi Keretrendszer (Data Privacy Framework) vagy a Shared Service Centers (SSC-k) vehetők igénybe. Ezáltal biztosítjuk, hogy adatai mindig az európai adatvédelmi szabályoknak megfelelően legyenek védve.

Ha további információt szeretne kapni személyes adatainak EGT-n kívüli továbbításáról, vegye fel velünk a kapcsolatot e-mailben: privacy@houseofcovebo.nl.

A House of Covebo-nál fontosnak tartjuk, hogy az Ön személyes adatai megfelelő védelemben részesüljenek. Ezért alkalmazunk megfelelő technikai és szervezeti intézkedéseket, például titkosítást, hozzáférés-szabályozást, biztonságos IT rendszereket, rendszeres ellenőrzéseket és munkatársaink képzését. Mindent megteszünk az adatvédelmi incidensek megelőzéséért, de azokat teljesen kizárni soha nem lehet. Ha váratlanul mégis történik valami, azonnal cselekszünk a következmények minimalizálása érdekében, és eleget teszünk jogi kötelezettségeinknek, beleértve az incidensek bejelentését is.

A House of Covebo körültekintően kezeli az Ön személyes adatait a GDPR-ral összhangban, és nem őrzi meg azokat hosszabb ideig, mint ami szükséges a kapcsolat és az alkalmazandó jogalap (például hozzájárulás vagy szerződés teljesítése) alapján.

Pályázók
Ha hozzájárulás nélkül kapjuk meg adatait (például állásportálokon keresztül), azokat legfeljebb 4 hétig tároljuk az eljárás befejezését követően. Ez idő alatt kérjük az Ön hozzájárulását, hogy adatait legfeljebb 2 évig megőrizhessük. Hozzájárulás hiányában adatai 4 hét után automatikusan anonimizálásra kerülnek. Ez a közvetlenül a weboldalunkon keresztül történő regisztrációkra is vonatkozik.

Munkavállalók
Amikor munkaviszonyba lép, a jogalap a munkaszerződés teljesítésére változik. Ekkor a törvényben előírt megőrzési időszakok alkalmazandók:

• Bér- és pénzügyi adminisztráció: a munkaviszony megszűnését követő 7 évig;
• Személyi igazolvány másolata, munkaszerződés, adónyilatkozat: a munkaviszony megszűnését követő 5 évig;
• Egyéb személyzeti iratanyag (például diplomák és hiányzási nyilvántartás): a munkaviszony megszűnését követő 2 évig.

Ha az adatokra már nincs szükség, biztonságosan töröljük vagy anonimizáljuk azokat. Kivételes esetekben (például jogi eljárások során vagy az adatvédelmi jogok gyakorlása érdekében) az adatok rövidebb vagy hosszabb ideig is megőrizhetők.

Ha személyes adatainkat kezeljük, Önnek joga van hozzáféréshez, helyesbítéshez, törléshez, korlátozáshoz, az adatok hordozhatóságához, tiltakozáshoz, valamint jogában áll panaszt benyújtani a Holland Adatvédelmi Hatósághoz (Autoriteit Persoonsgegevens).

E célból kapcsolatba léphet a kapcsolattartójával, vagy e-mailt küldhet a privacy@houseofcovebo.nl címre. Egy hónapon belül válaszolunk, kivéve ha hosszabbítás szükséges. Előfordulhat, hogy kérését el kell utasítanunk; ilyen esetben megmagyarázzuk az okot. Azonosítás céljából kérhetjük személyazonosságának igazolását.

Ha kérdései, észrevételei vagy panaszai vannak személyes adatainak védelmével vagy felhasználásával kapcsolatban, kapcsolatba léphet adatvédelmi tisztviselőnkkel is a dpo@houseofcovebo.nl címen.

A House of Covebo nem hoz az Ön számára jelentős következményekkel járó döntéseket automatizált adatfeldolgozás alapján, emberi beavatkozás nélkül.

Jelen adatvédelmi nyilatkozatra a holland jog irányadó.